Portal de Fornecedores

O Portal de Fornecedores é uma ferramenta desenvolvida pela Nexxera para proporcionar aos seus clientes um ambiente seguro para tráfego de informações com seus fornecedores, possibilitando a integração financeira, comercial e logística com foco na produtividade e sustentabilidade. Uma maneira de centralizar, organizar, padronizar e gerar oportunidades no relacionamento entre clientes, fornecedores, instituições financeiras, entre outros elos da cadeia de valor.

O portal dispõe de 3 módulos, disponíveis tanto com perfil Cliente Nexxera (Comprador/âncora) quanto com a perfil Fornecedor.

Comercial: publicação e gestão das informações de ordem de compra, respostas de ordem da ordem de compra e publicação de acordos comerciais.

Financeiro: publicação de aviso de pagamento, compromisso a pagar e receber de fornecedores e comprovante de pagamento*. Encontro de contas para a Cadeira de Fornecedores.

Fiscal: Publicação e conciliação do XML da NF-e.

*O seu cliente comprador deve utilizar a solução de pagamento eletrônico Nexxera para que reflita os comprovantes na visão fornecedor da plataforma. Os comprovantes são apresentados somente na visão fornecedor da plataforma.

O portal oferece também a integração com uma plataforma parceira com o módulo:

Agendamento de entrega: soluções de logística, como solicitação e conhecimento de embarque, ocorrência de transporte e documentos de cobrança de fretes através do Tempo Certo, plataforma parceira.

Em resumo, estas são as funcionalidades do Portal de Fornecedores:

• Acordo comercial: comprador e fornecedor podem firmar acordos - negociações específicas sobre contratos já existentes, exemplo: descontos por atrasos de entrega, no show de entregas,  abatimentos, etc., (o portal registra as visualizações e aceites - data, hora e usuário). Os acordos comerciais visam facilitar a troca de informações entre os setores comercial e financeiro, registrando possíveis descontos/abatimentos que poderão justificar diferença nos pagamentos futuros. 

•  Pedidos de compra: comprador realiza o pedido de compra que vai ser consultado pelo fornecedor. O comprador confirma o pedido e o fornecedor atende. Todas as interações (visualizações e aceites) são registrados no portal (data, hora e usuário).

• Compromissos a Pagar / Previsões de Pagamento: podem ser enviados ao portal Notas fiscais de produtos ou de serviços, contratos, boletos e os detalhes de cada compromisso. As informações enviadas pelo comprador ficam disponíveis ao fornecedor. 

•  Compromissos a Receber / Previsões de Abatimento: é a forma de visualização de um "Compromisso a Pagar" na visão do fornecedor. Pode-se relacionar a um compromisso ações como: descontos, notas de devolução, acordos comerciais.

•  Aviso de Pagamento: visualização em detalhe dos pagamentos dos pedidos que são realizados no portal (Extrato demonstrando compensações, formas de pagamento, saldos remanescentes, antecipações etc.) de forma que é possível realizar o encontro de contas.

Link: aen.nexxera.com

As configurações iniciais são realizadas com o apoio do nosso time de Implantação, conforme contrato negociado pela equipe Comercial. A Nexxera configura os módulos que estarão disponíveis, considerando que a plataforma integrada contas a pagar e receber(os recursos são configurados conforme definido pelo cliente contratante). É possível, por exemplo, incluir a base de fornecedores do SAP, já com o as restrições de quais fornecedores e quais documentos devem aparecer no portal, em conjunto com o time de tecnologia do cliente. 

A troca de arquivos é feita por canal seguro. Todas as etapas são pensadas para atender às regras de negócio do cliente (envio de arquivos, permissão de usuários, configurações de categorias, prazos, etc.).

O primeiro passo é o Cadastro da empresa no portal de antecipação. Serão necessários os dados da empresa ou Grupo empresarial: Razão Social, Nome Fantasia, CNPJ, Telefone, Endereço e Email válido. Nesta etapa já se iniciam as orientações sobre como funcionam os diferentes CNPJs nos casos de Grupo empresarial ou Matriz e filiais. Esta configuração é feita internamente pelo time de Implantação da Nexxera com base nas informações fornecidas pelo Comercial no fechamento do contrato. 

O (os) usuário(s) master são criados e enviados para o cliente acessar o portal e iniciar as configurações de sua ponta.

Como usuário Nexxera, é possível visualizar no menu ADM INTERNO - Empresas (pesquisar pelo CNPJ do Comprador). Nesta visão será possível verificar: 

• Todos os CNPjs que estão vinculados à empresa, incluindo as filiais e qual o CNPJ principal do cadastro do comprador. 

• Usuários do cliente vinculados à empresa;

• No campo "Mapas Disponíveis para Comunidade": verificar quais documentos serão exportados (tipo de documentos que são gerados);

• No campo Documentos Trafegados:  verificar que tipos de documento que são exibidos para cada fornecedor que se cadastrar na comunidade.

Quando todas as configurações estiverem prontas, será necessário um ou dois fornecedores pilotos para validar todos os fluxos (imagem) e as comunicações (trocas de arquivos). Durante as operações pilotos, as equipes de Implantação de operação apresentarão todas as funcionalidades do portal.

Para se cadastrar o fornecedor acessa o portal através do auto-cadastro, o HUB conta com o serviço da Nexxera para abordagem dos fornecedores.  Outra opção é através de layout de integração em que o próprio HUB encaminha os dados do fornecedor e uma importação em massa é adicionada ao portal, seguida do envio das credenciais de acesso ao fornecedor para finalizar seu cadastro. 

A jornada de informação dentro do portal pode ser iniciada através de um acordo comercial, Pedido de compra (os dados do pedido são adaptáveis à realidade do cliente), ou diretamente por uma Nota fiscal que já está aprovada.   É necessário definir os documentos do cliente que serão publicados (exemplos): 

No portal, todo a parte financeira pode ser acompanhada nas duas visões (comprador e fornecedor), sendo possível integrar o ERP do emissor/pagador com o portal Mercantil. 

O fornecedor pode consultar/alterar os pedidos de compra, assim como acompanhar o pagamento. Para os que desejarem incluir a ferramenta do Tempo Certo, também é possível agendar e acompanhar as entregas, reduzindo os custos e tempo para descarga e aumentando a confiabilidade da informação dos dados recebidos.  A plataforma da tempo certo tem integração direta com o Portal Mercantil, sendo a troca de informação automática entre os sistemas. A equipe de recebimento registra a entrega, apontando se houve alguma divergência do pedido e atualizando em tempo real a informação. Confirmada a entrega, o pedido é concluído e o setor fiscal pode emitir a NF da compra.

Perfil Comprador

Serve para que o Comprador envie as informações de compras, fiscais e financeiras para o portal e também para consultar as informações conforme interação com o fornecedor, como assinatura de acordos comerciais, conferência entre abatimentos e compensações. As funcionalidades se dividem em três categorias: Comercial, Financeiro e Fiscal. 

Perfil Fornecedores

Serve para que o fornecedor realize o encontro de contas através do portal, podendo consultar informações de notas fiscais e fazer a conferência entre abatimentos e compensações. As funcionalidades se dividem em três categorias: Comercial, Financeiro e Fiscal. 

Comercial: Pedidos de compra – Cliente realiza o pedido de compra que vai ser consultado pelo fornecedor. O cliente confirma o pedido e o fornecedor atende.

 Financeiro: Consulta de notas fiscais – O fornecedor digita a nota fiscal, envia ao cliente e este responde com o aviso de pagamento, que poderá ser consultado no portal para que o fornecedor saiba quando receberá.

 Fiscal: Envio de arquivos .XML para o Grupo BIG.

Pontos Positivos: 

• Padronização de um único canal de troca de pedidos e notas fiscais com fornecedores.

• Agilidade e eficácia na geração e alteração de pedidos a fornecedores.

• Aumento da rentabilidade através da redução do custo com follow-up e do risco operacional com o controle sobre os pedidos enviados. 

• Aumento da rentabilidade através da eliminação da digitação das notas fiscais de entrada e retrabalhos advindos de erros.

• Redução das entregas incorretas e respectivas devoluções através da antecipação da identificação de divergências entre o pedido de compra e a nota fiscal. 

• Otimização do tempo da área comercial do fornecedor e maior eficiência nas entregas.

• Simplificação do processo e agilidade no atendimento.

• Melhora a visibilidade para o fornecedor das informações já negociadas em contratodos acordos comerciais em suas negociações.

• Redução das filas no recebimento de cargas. ( em função dos recebimentos dos Invoices).

• Agendamento de Entrega automatizado. ( integrado ao Portal).

• Redução de custo operacional no atendimento ao fornecedor e melhor visibilidade do processo de contas a pagar da empresa compradora.

• Solução perfeita para o encontro de contas para fornecedores.

• Transações (planejamento de compras e pedidos) Suply chain

• Envio de pedido - Visualização do pedido - XML nota fiscal

• Agendamento de entregas - crossdoc/Entregas - em parceria com o portal Tempo Certo

SPOKE = Fornecedor/Cedente

HUB = Comprador/Sacado

ORDERS =Pedido de Compra

ORDERSCHANGE = Alteração no Pedido de Compra

CANCELAMENTO DO PEDIDO DE COMPRA = 

ACORDO COMERCIAL = Verbas comerciais/ Descontos fixos ou bonificações (negociações específicas)

AVISO DE PAGAMENTO = REMADV = COMPENSAÇÃO DE PAGAMENTOS PARA O FORNECEDOR - ENTROU NA CONTA -

AVISO DE PAGAMENTO = REMADV = COMPENSAÇÃO DE PAGAMENTOS PARA O FORNECEDOR - ENTROU NA CONTA - PARTIDAS COMPENSADAS

COMPROMISSOS A PAGAR FORNECEDORES = Agenda de pagamentos para o fornecedor

COMPROMISSOS A PAGAR FORNECEDORES = Agenda de recebimento do fornecedor

DOCAS = Local de descarregamento

VENDOR = Código do vendedor

GLN = Código da empresa para localização global (GS1)

COMPROMISSOS A RECEBER FORNECEDOR = INTEGRADO - 

COMPROMISSOS A PAGAR FORNECEDOR = INTEGRADO - PARTIDAS EM ABERTO

XML Nota= NF-e =Nota fiscal eletrônica 

NF-s = Nota fiscal de serviço